Traitement des CV et RGPD

CV et RGPD : quel lien ?

Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est un texte conçu dans le but d’organiser le traitement des données à l’échelle de l’Union européenne. Effectif depuis le 25 mai 2018, son objectif est de protéger le droit des personnes s’agissant de leurs données ainsi que de définir la responsabilité des acteurs traitant ces dernières.

Et les CV dans tout ça ? Eh bien comme tout document, les CV peuvent comporter des informations personnelles et des informations sensibles liées au candidat postulant à une offre. Dans ce cas, les cabinets de recrutement et les entreprises y auront donc accès. Ils seront ensuite amenés à traiter ces informations dans le cadre de leur processus de recrutement. C'est pour cette raison que le RGPD est aussi applicable aux CV. En effet, bien que vous soyez d’accord pour communiquer certaines informations pour pouvoir trouver un emploi, vos données restent protégées par la législation pour garantir leur confidentialité.

Données du CV protégées par le RGPD

Toute recherche d’emploi induit l’envoi de nombreux CV, voire même de partager vos profils de réseaux sociaux et/ou d’autres sites personnels ou professionnels de façon à compléter votre candidature. Dès lors, il paraît surprenant de penser que nos données partagées pour obtenir un emploi pourraient être protégées. Et pourtant certaines le sont car elles se rapportent à votre vie privée ! En voici des exemples :

Usage du CV et d’autres données en accord avec le RGPD

L'usage de vos informations personnelles est soumis à des règles strictes. Qu'il s’agisse de celles mentionnées sur votre CV ou de celles qui pourraient vous être demandées plus tard lors de votre embauche, retrouvez les quatre possibilités de leur utilisation ci-dessous :

Évaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi : les données que vous fournissez sur votre CV ont pour unique objectif de permettre aux recruteurs et employeurs potentiels de juger de vos compétences pour occuper le poste visé.
Gestion administrative du personnel : votre nouvel employeur pourrait vous demander le nom et les coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence, ou encore votre permis de conduire par exemple.
Organisation du travail : il vous faut un badge nominatif pour accéder aux locaux de l’entreprise ? Il se peut alors qu’il vous soit demandé une photo à apposer sur le badge.
Action sociale prise en charge par l‘employeur : si votre employeur fournit une mutuelle ou une participation, vous serez amené à déclarer vos ayants-droit pour qu’ils puissent bénéficier des avantages qui leurs sont dus.

Accès aux données du CV en accord avec le RGPD

S'il arrive parfois d’adresser son CV à des chargés de recrutement identifiés, il est fréquent que l’adresse e-mail fournie par l’entreprise ou le cabinet de recrutement soit une adresse générique. De même, en utilisant les sites de recrutement, la gestion est automatisée et non nominative.

En dépit de cela, seules certaines personnes précises peuvent avoir accès à vos données dans le cadre d’un recrutement. En effet, les personnes intervenant dans le processus de recrutement sont les seules à être autorisées et habilitées à accéder à vos informations, à savoir :

Les chargés de gestion du personnel
Les supérieurs hiérarchiques avec lesquels vous serez amenés à travailler

Les personnes intervenant dans le processus de recrutement sont les seules à être autorisées et habilitées à accéder à vos informations.

À noter après votre recrutement : Certaines administrations (comme l’assurance chômage, la sécurité sociale ou encore les organismes de retraite) seront également informées de votre embauche et auront donc connaissance de certaines données.

Par ailleurs, les délégués du personnel peuvent obtenir certaines données si elles figurent dans le registre du personnel de votre entreprise. Ils auront donc potentiellement connaissance de vos nom, prénom, nationalité, fonction, date d’entrée dans l’entreprise, etc.). Il arrive aussi que les comités d’entreprise et les organisations syndicales puissent obtenir certaines informations afin de mener à bien certaines de leurs tâches si vous ne manifestez pas de désaccord. Ainsi, vous pourrez bénéficier des avantages du CE et des informations délivrées par les syndicats. Vous êtes toutefois libre de vous y opposer.

Sachez que c’est à l’employeur de s’assurer que l’accès à vos données soit contrôlé et que celles-ci ne soient accessibles qu’aux personnes habilitées. Toute action en ce sens doit être correctement enregistré de façon à savoir qui prend connaissance de quoi, de quelle manière, à quel moment et dans quel but.

Traitement RGPD des CV : les règles à respecter pour employeurs et recruteurs

Information des candidats : Les chargés de recrutement ont le devoir de vous informer de vos droits en matière de conservation de vos données. Ils ont également l’obligation de vous informer de la façon dont exercer ces droits, en vertu des articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Minimisation de la collecte de données : Le but du recrutement n’est pas de recueillir le plus d’informations possible à votre sujet. En revanche, l’objectif est de recevoir des informations pertinentes et légitimes se rapportant à votre capacité à occuper le poste que vous ciblez. Par conséquent, seules ces informations doivent être demandées par l’entreprise.
Sécurisation des données : Les employeurs et cabinets de recrutement doivent s’assurer de conserver les informations personnelles des candidats de manière sécurisée. Ainsi, seules les personnes autorisées doivent être en mesure d’y accéder, et uniquement pour des raisons liées au recrutement ou à la gestion du dossier dudit candidat. Autrement dit, votre CV ne doit pas être consulté par un tiers non habilité dans le processus de recrutement.
Durée de conservation : Si vous ne vous opposez pas à la conservation de votre CV et de vos informations personnelles, les entreprises sont autorisées à les conserver pour une durée maximale de deux ans. De cette façon, si un poste est ouvert pour lequel vous pouvez convenir dans cet intervalle, vous pourrez être recontacté. Néanmoins, vous pouvez tout à fait vous y opposer et demander la suppression de vos données. Si l’entreprise souhaite conserver vos données plus longtemps, elle doit vous en faire la demande.

Notre conseil

Les cabinets de recrutement et les entreprises doivent se conformer à la règlementation en matière de RGPD. Ils traitent donc automatiquement les candidatures en fonction de ce texte, sans que vous n’ayez à vous en soucier. Néanmoins, si vous souhaitez que vos données soient supprimées ou simplement être informé de celles dont dispose une entreprise à votre sujet, il vous suffit d’en faire la demande pour que votre droit soit appliqué. Sachez que vous n’avez aucune justification à apporter pour cela pour pouvoir bénéficier de cette mesure.